○士別市教育委員会事務局処務規程
平成17年9月1日
教育委員会訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 公文書の処理(第7条―第14条)
第3章 施行する公文書(第15条―第19条)
第4章 公文書等の受理、配付及び収受(第20条―第22条)
第5章 公文書等の整理及び保存等(第23条・第24条)
第6章 補則(第25条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、教育委員会事務局における事務の取扱い及び公文書等の管理について、事務の適正かつ迅速な処理並びにその効率化及び合理化に資するため、必要な事項を定めるものとする。
(1) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。
(2) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び磁気テープその他これに類するものであって、実施機関が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行される物
イ 図書館等において管理されている図書、資料等であって、一般に閲覧させ、又は貸し出すことができるもの
ウ 博物館等において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
エ 文書又は図画の作成のため、一時的に作成されたデータ等で、電磁的記録(電子的方式及び磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)によるもの
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて記録されているもの
(4) 電子情報 電磁的記録のうち、コンピュータ処理が可能な状態で記録されているもの(電子文書を除く。)
(5) 課 士別市教育委員会事務局組織規則第2条に規定する課及び教育機関等
(6) 課長 前号に掲げる課の長及びこれに準ずる者
(7) 保管 公文書を所管課の事務室内等に収納し、当該所管課が管理すること。
(8) 保存 保管期間が経過した公文書を保存期間に応じて書庫等に収納し、管理すること。
(事務処理の原則)
第3条 意思決定その他の事務処理は、すべて公文書により決裁を受けて行わなければならない。ただし、災害時など緊急な場合のほか、特に軽易と認められる場合及び特別な理由がある場合にあっては、この限りでない。
2 職員は、公文書を適切に管理し、その受渡し等を確実に行い、汚損や紛失には万全の注意を払わなければならない。
(公文書管理統括責任者)
第4条 公文書管理統括責任者は、学校教育課長をもって充てる。
2 公文書管理統括責任者は、公文書事務(公文書の受理、収受、配付、審査、決裁、浄書、印刷、発送及び整理等)の指導、改善及びその他公文書の管理に関する事務を統括する。
(公文書管理責任者)
第5条 公文書管理責任者は、課長をもって充てる。
2 公文書管理責任者は、課の公文書の管理に関する事務の管理責任を担任する。
(公文書管理主任)
第6条 課長は、公文書管理責任者の事務を補佐するため、必要に応じて、課に公文書管理主任を選任することができる。
2 公文書管理主任は、公文書管理責任者の指示により課の公文書の管理に関する事務を行う。
第2章 公文書の処理
(公文書の処理方針及び起案)
第7条 公文書の処理及び起案にあっては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程(平成17年士別市訓令第1号)により行わなければならない。この場合において、起案用紙は、この規程で定める起案用紙(様式第1号)によるものとする。
(決裁)
第8条 起案文書は、原則として係長、副長、課長、統括監、部長を経て、教育長の決裁を受けなければならない。
(部長の専決事項)
第9条 前条の規定にかかわらず、部長は、士別市事務専決規程(平成17年士別市訓令第4号)に定めるもののほか、次に掲げる事項について専決することができる。
(1) 学校外施設の目的外使用許可
(2) 1件20万円未満の不用品の処分
(代決)
第11条 教育長不在のときは部長が教育長の事務を代決し、教育長及び部長が不在のときは統括監が教育長の事務を代決する。
2 課長が不在のときは、副長を置く課においては副長が、副長を置かない課にあってはあらかじめ課長が指定した係長が課長の事務を代決する。ただし、支出命令にあっては、この限りでない。
(回議及び合議等)
第12条 回議、合議、起案文書の再回付及び持ち回り等については、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程に準じて行わなければならない。
(学校教育課への合議)
第13条 次に掲げる事項は、学校教育課に合議しなければならない。
(1) 条例、規則及び訓令の改廃並びに例規類の告示及び示達文書に関するもの
(2) 教育委員会会議に提案する議案等
(3) 議会に提出する議案等
(4) 臨時職員の雇用に関するもの
(5) 教育長の日程に関わるもの
(供覧及び口頭又は電話等の処理)
第14条 収受した文書で起案を必要としないもの及び口頭又は電話等により受理した事案のうち、特に起案を要しないものについては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程に準じて行うものとする。
第3章 施行する公文書
(施行する公文書の区分)
第15条 施行する公文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 所管の機関又は職員に対し、事務の執行上必要な基本的事項を一般的に指揮命令するもの
イ 訓 所管の機関又は職員に対し、事務の執行上必要な基本的事項を個別的に指揮命令するもの
ウ 内訓 訓令又は訓で、機密に属する事項を指揮命令するもの
エ 庁達 所管の機関又は職員に対し、法令の解釈運用、職務執行上の細目的事項等を指示命令するもの
オ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの
カ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前3号に掲げる以外の公文書
(公文書の発信者名)
第16条 施行する公文書の発信者名は、教育委員会名又は教育長名を用いなければならない。ただし、教育機関名又は課長名による通知、依頼、照会、回答などの公文書の取扱いについては、別に定めるところによる。
2 庁内文書にあっては、その発信者名は職名のみとすることができる。
(公文書の記号、番号及び日付)
第17条 施行する公文書の記号、番号及び日付けについては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程を準用する。この場合において、令達等番号簿は学校教育課において管理し、施行する公文書(一般文書を除く。)に冠する文字は「教育委員会」とし、一般文書に付す記号にあっては「士教」の後に課の名称の頭文字を付するものとする。
(公文書等の発送)
第18条 公文書及び物品等の発送は、学校教育課が取りまとめ、市総務部総務課に回付して行う。ただし、公文書管理統括責任者が、特に認めるときは、所管課において発送できるものとする。
2 公文書及び物品等の発送は、学校教育課が指定する方法によって行う。
(施行する公文書のその他の取扱)
第19条 施行する公文書にかかるその他の取扱いについては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程を準用する。
第4章 公文書等の受理、配付及び収受
(到達した公文書等の取扱)
第20条 到達した公文書等(第2条第2号で定める公文書その他これに類するもの及び物品)は、学校教育課において受理し、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程第25条第1号から第5号に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。ただし、所管課に直接到達した文書等及び窓口において直接処理するものについては、この限りでない。
(公文書等の収受)
第21条 公文書等の収受にあっては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程により行わなければならない。この場合において、収受印は、この規程で定める収受印(様式第2号)によるものとする。
(受理又は収受した公文書等に関するその他の取扱)
第22条 受理又は収受した公文書等に関するその他の取扱いについては、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程に準ずるものとする。
第5章 公文書等の整理及び保存等
(公文書等の分類、整理、編集、保管、保存及び廃棄)
第23条 公文書等の分類、整理、編集、保管、保存及び廃棄については、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程により行わなければならない。
(公文書の保存期間等)
第24条 公文書の保存期間及び起算日等については、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程を準用する。ただし、この場合、市長及び副市長とあるものは教育長と読み替えるものとし、総務部長とあるものは生涯学習部長と読み替えるものとする。
第6章 補則
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の士別市教育委員会処務規程(昭和54年士別市教育委員会訓令第3号)又は朝日町教育委員会事務決裁規程(昭和54年朝日町教育委員会規程第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成18年12月12日教委訓令第10号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月29日教委訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年4月17日教委訓令第8号)
この規程は、平成26年4月17日から施行し、同月1日から適用する。
附則(平成27年2月16日教委訓令第5号)
(施行期日)
1 この規程は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正後の第13条第5号、第16条第1項及び第24条の規定は、平成27年3月31日に現に在職する教育長の任期満了等(辞職、死亡、罷免及び失職を含む。)となる日の翌日から適用する。
附則(平成28年4月26日教委訓令第7号)
この規程は、平成28年4月26日から施行する。
附則(平成30年3月28日教委訓令第10号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月19日教委訓令第4号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
