(趣旨)

第1条　この規程は、士別市における事務の取扱い及び公文書等の管理について、事務の適正かつ迅速な処理並びにその効率化及び合理化に資するために必要な基本的事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　意思決定その他の事務処理は、すべて公文書により決裁を受けて行わなければならない。ただし、災害時など緊急な場合のほか、特に軽易と認められる場合及び特別な理由がある場合にあっては、この限りでない。

(公文書管理統括責任者)

第4条　公文書管理統括責任者は、総務部総務課長をもって充てる。

(公文書管理責任者)

第5条　公文書管理責任者は、課長をもって充てる。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第6条　課長は、公文書管理責任者の事務を補佐するため、ファイル責任者を選任する。

(公文書の処理方針)

第7条　公文書は、課長が中心となり、適切かつ速やかに処理しなければならない。

(公文書の起案)

第8条　公文書の起案は、起案用紙(様式第1号)を用い、次に掲げるところにより行う。ただし、簡易なものについては、当該事案に係る公文書の余白等を利用して朱書きにより処理できるものとするほか、法令等で規定されている様式又は定型的なもので別に定める様式がある場合は、当該様式によるものとする。

(決裁及び専決)

第9条　起案文書は、原則として係長、副長、課長、統括監、部長、副市長を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし、副市長、部長、統括監及び課長は、別に定めるところにより専決することができる。

(代決)

第10条　市長不在のときは副市長が市長の事務を代決し、市長及び副市長がともに不在のときは部長がその所管する事務につき市長の事務を代決する。市長、副市長及び所管部長が不在のときは統括監(統括監が置かれていないとき又は不在のときは筆頭課長。以下この項において同じ。)が、市長、副市長、所管部長及び統括監が不在のときは所管課長が市長の事務を代決する。

(回議及び合議)

第11条　到達文書及び起案文書は、必要な関係職員に回議し、直属上司の決裁を受けなければならない。

(総務部への合議)

第12条　次に掲げる事項については、総務部に合議しなければならない。

(起案文書の再回付等)

第13条　起案文書の内容について、回議又は合議後において重要な変更若しくは修正が行われたときは、その旨を関係職員に通知し、再び回議又は合議しなければならない。

(起案文書の持ち回り)

第14条　起案文書のうち、特に緊急を要するもの又は機密を要するもの若しくは異例に属するものにあっては、所管課長その他責任者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。この場合において、機密を要するものにあっては、当該機密の保持に努めなければならない。

(供覧)

第15条　収受した公文書等で起案を必要としないものは、当該文書を供覧しなければならない。

(口頭又は電話等の処理)

第16条　口頭又は電話等により受理した事案のうち、特に起案を要しないものについては、簡易事務処理票(様式第2号)により、処理するものとする。ただし、課長が不要と判断するものについては、上司への口頭での報告をもって処理に代えることができる。

(施行する公文書の区分)

第17条　施行する公文書の区分は、次のとおりとする。

(公文書の発信者名)

第18条　施行する公文書の発信者名は、市長の職名及び氏名を用いなければならない。ただし、法令等の規定がある場合又は公文書の性質若しくは内容により特に必要のある場合は、市名又は副市長、部長若しくは課長の職名及び氏名を用いることができる。

(公文書の記号、番号及び日付)

第19条　施行する公文書には、辞令、表彰状その他特に軽易な事案にかかるものを除き、次に掲げるところにより、文書の記号及び番号を付し、日付を記載しなければならない。

(公文書の浄書校合)

第20条　決裁を了した公文書は、原則として所管課において浄書校合しなければならない。

(ファクシミリ等による施行)

第21条　ファクシミリ又は電子メールにより施行するときは、担当者が自ら送信するものとし、原議にファクシミリ又は電子メールによる旨及び送信年月日を記入するものとする。

(公印の押印)

第22条　施行する公文書には、発信者の公印を押印する。ただし、令達を除くほか軽易な印刷文書については、押印を省略することができる。この場合、発信者名の下に括弧書きで「公印省略」と表記するものとする。

(公文書等の発送)

第23条　公文書及び物品等の発送は、総務部総務課が行う。ただし、公文書管理統括責任者が、特に認めるときは、所管課において発送できるものとする。

(時間外、休日の発送)

第24条　時間外又は休日に公文書等を発送しなければならないときは、あらかじめ総務部総務課に申し出、その指示に基づいて発送しなければならない。

(到達した公文書等の取扱)

第25条　到達した公文書等(第2条第1号で定める公文書その他これに類するもの及び物品)は、総務部総務課において受理し、次に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。ただし、所管課に直接到達した文書等及び窓口において直接処理するものについては、この限りでない。

(公文書等の収受)

第26条　所管課は、配付を受けた公文書等及び直接課に到達した公文書等について、次に掲げるところにより収受しなければならない。

(ファクシミリ等による受信文書)

第27条　ファクシミリ等で受信した文書の収受については、前条の規定を準用するものとする。

(電子メールの受信)

第28条　電子メールは、当該電子文書に係る事務の担当者が受信するものとし、その収受については第26条の規定を準用するものとする。

(所掌に属さない公文書等の取扱)

第29条　公文書管理責任者は、配付を受けた公文書等のうち、所掌に属さないと判断したものについては、速やかに公文書管理統括責任者に返付しなければならない。

(勤務時間外の取扱)

第30条　勤務時間外に到達した文書等は、警備員が受理し、本庁にあっては総務部総務課に、朝日支所にあっては地域生活課に、直近の勤務時間内において引き継がなければならない。

(公文書の分類及び整理)

第31条　公文書は、原則として個別フォルダに収納し、適正かつ効率的に処理しなければならない。

(ファイル基準表)

第32条　公文書管理責任者は、ファイル基準表を作成し、公文書の管理状況を常に明らかにしておくとともに、公文書の管理が適切に行われるように努めなければならない。

(公文書の保管)

第32条の2　新たに作成又は取得した公文書は、各課の専用のラックで一括して保管しなければならない。

(公文書の移替え)

第32条の3　公文書の所管課は、毎会計年度の終了後、速やかに当該会計年度の公文書をラックの下段に移し替えなければならない。ただし、継続する事務・事業の実施にあたり、移替えを行うことが困難なものについては、継続文書として上段に残すことができる。

(公文書の引継ぎ)

第32条の4　公文書の所管課は、公文書のラックでの保管期間が満了したときは、当該公文書を書庫に引継がなければならない。

(公文書の保存)

第33条　公文書の保存は、専用の保存箱に保存期間別に収納し、書庫のほか公文書管理統括責任者が定める場所において行うものとする。

(公文書の保存期間)

第34条　公文書の保存期間は、次に掲げる区分とし、別表に掲げる基準により、公文書管理統括責任者及び公文書管理責任者が協議し、総務部長が決定又は変更するものとする。

(保存期間の起算日)

第35条　公文書の保存期間の起算日は、当該公文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により処理する必要がある公文書については、当該公文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日をその起算日とする。

(公文書の保存期間の延長)

第36条　所管課は、公文書の保存期間が満了したときは、保存期間を延長するか否かを決定しなければならない。

(電子文書等の保管及び保存)

第37条　電子メール等により収受若しくは施行した電子文書及び電子情報については、公文書管理統括責任者の指示により保管及び保存するものとする。

(歴史公文書の保存)

第37条の2　所管課は、保存期間が満了した公文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、保存年限を延長するとともに、適切な保存及び利用について適切な措置を講じなければならない。

(公文書の廃棄)

第38条　保存期間が満了した公文書は、ファイル基準表に廃棄年月日を記載し、公文書管理責任者の指示により適切に処分しなければならない。

(委任)

第39条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。