○士別市情報公開事務取扱要綱
平成17年9月1日
訓令第17号
(趣旨)
第1条 士別市情報公開条例(平成17年士別市条例第24号。以下「条例」という。)に定める情報の公開についての事務処理は、別に定めるもののほか、この要綱の定めるところにより行うものとする。
(分掌事務)
第2条 公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等は、総務課行政担当(以下「情報公開担当」という。)において行うものとする。
2 情報公開担当で行う事務
(1) 情報公開に係る案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開に係る実施機関との連絡調整に関すること。
(3) 公文書の公開に係る請求書の受付に関すること。
(4) 公文書の公開に係る費用の徴収に関すること。
(5) 情報公開に係る審査請求の受付に関すること。
(6) 士別市個人情報保護・情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(7) 公文書の公開に係る実施状況に関すること。
(8) その他情報公開制度に関すること。
3 公文書を所管する課(以下「所管課」という。)で行う事務
(1) 公文書の公開に係る請求書の受理に関すること。
(2) 公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(3) 公開請求に係る公文書の公開の諾否の決定等、当該決定通知書等の作成及び送付、情報公開担当への当該決定通知書等の写しの送付に関すること。
(4) 公文書の公開の実施に関すること。
(5) 公文書目録等の作成に関すること。
(6) 第三者に関する情報の取扱いに関すること。
(7) 審査会への諮問に関すること。
(8) 審査請求に係る裁決に関すること。
(9) 情報公開制度を推進するための情報提供に関すること。
(10) その他情報公開制度に関すること。
(案内及び相談の対応)
第3条 案内及び相談にあっては次に掲げる対応を行うものとする。
2 情報公開担当の対応は、情報公開制度に関する案内及び市政情報に係る相談に応じ、条例に基づく請求によるまでもなく、市作成の刊行物、行政資料等で公表を目的として作成されたものは、情報提供で迅速に対応するものとする。
3 所管課の対応は、所管課に直接公開請求があった場合は、単に情報公開担当が受付窓口である旨を知らせるだけでなく、請求者の相談を聞き、必要に応じて情報公開担当と連絡をとるものとする。この場合において、当該所管課で従来から提供していた情報等直ちに公開が可能なものは、情報提供として対応するものとする。
4 請求に係る公文書が、他の法令等に基づき閲覧等(条例第15条)ができる場合は、公文書の公開を実施しないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。
(請求の受付)
第4条 公開請求の受付は、公文書公開請求書(士別市情報公開条例施行規則(平成17年士別市規則第17号。以下「施行規則」という。)様式第1号)により情報公開担当において行うものとする。
2 公開請求のあった公文書については、公文書目録等により検索し、又は所管課と十分連絡を取り、当該公文書の件名又は内容についての特定を行うものとする。この場合において、公開請求のあった公文書が2以上の課に存在するときは、当該公文書に係る事務を所掌する課をもって所管課とするものとする。
3 請求は、原則として本人によるものとするが、本人に代わって代理人による請求も行うことができる。この場合においては、委任状を徴するなど適切に対応するものとし、利害関係を有するものからの公開請求があったときは、当該請求に係る公文書の内容と利害関係との関連について慎重に確認するものとする。
(請求書の確認事項)
第5条 情報公開担当は、提出された請求書の記載内容について、次の事項を確認するものとする。
(1) 請求者に確実かつ迅速に連絡できる住所、電話番号(自宅、連絡先等)が記載してあること。
(2) 「請求しようとする公文書の名称又は内容等」欄は、請求の対象となる公文書を特定するものであるので、件名又は内容が公文書を検索できる程度に具体的に記入してあること。
(3) 「請求の目的」欄は、公文書の特定等のため必要であって、記入の有無が受理の要件とはならず、空欄であっても受理しなければならない。
(4) 「公開の区分」欄は、公文書の閲覧、視聴又は写しの交付のいずれの請求であるかが分かるように該当する方法にレ印を付けてあること。
(5) 押印は必要ないものであること。
(6) 請求は、書面による請求であって、電話又は口頭による請求は認められないこと。
(7) 請求書の郵送、ファクシミリによる請求があった場合は内容を確認し、不備な点については電話等で確認するものとする。
(請求書受付の際の説明等)
第6条 請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押した後に写しを作成し、当該写しを請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明することとする。
(2) 公文書の公開を行う場合の日時及び場所については、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により通知することとする。
(3) 公文書の写しの作成に要する費用は、請求者の負担とする。
(4) 情報公開担当は、請求書を受け付けたときは速やかに所管課に送付するものとする。この場合において、当該担当は請求書の写しを保管しなければならない。
(所管課の決定事務)
第7条 所管課は、情報公開担当から請求書の送付を受けたときは、これを受理するものとする。この場合において、情報公開担当で請求書を受け付けた日をもって、請求書を受理した日として取り扱うものとする。
(1) 請求書を受理したときは、その内容を確認し公開請求に係る公文書を速やかに検索するものとする。
(3) 所管課の長は、公文書を公開するか否かの決定をするにあっては、情報公開担当及び当該公文書に関係する各課等と協議するものとする。
(4) 公開請求のあった公文書に、第三者に関する情報が記録されている場合であって、慎重かつ公正な公開又は非公開の決定をするために必要があると認めるときは、条例第7条の2の規定により対処するものとする。
(5) 決定期間を延長する場合は、次の事項に留意するものとする。
ア 延長期間は、30日(請求書を受理した日の翌日から起算して44日)以内に決定するように務めなければならない。
イ 公文書公開決定延期通知書(以下「延期通知書」という。)は、請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に請求者に到達するように処理しなければならない。
ウ 延期通知書「条例第7条第1項による決定期間」欄は、請求書を受理した翌日から起算して14日目の日をそれぞれ記載する。
エ 延期通知書「延長する期間」欄の起算日は、当初の決定期間の末日の翌日とする。
オ 延期通知書の写しを情報公開担当へ送付する。
(決定の決裁)
第8条 公開又は非公開の決定は、原則として所管課の専決とし総務課に合議するものとする。ただし、重要又は異例な事項に関してはこの限りでない。
2 公開又は非公開の決定の決裁は、起案用紙を用いるものとする。この場合において、決定に係る起案文書には、請求書、決定通知書の案、第三者情報に係る意見書のほか、必要に応じて公開請求に係る公文書の写し等を添付するものとする。
(決定通知書の記載事項等)
第9条 公文書公開決定通知書、公文書部分公開決定通知書及び公文書非公開決定通知書(以下「決定通知書」という。)の記載は、次の各号により行うものとする。
(1) 決定通知書「公文書の名称又は内容等」欄は、公開請求に係る公文書の件名又は内容を正確に記入する。この場合において、1通の決定通知書に複数の件名を記入することができる。
(2) 決定通知書「公開の方法」欄は、該当する欄にレ印を付ける。
(3) 決定通知書「公開の日時」欄は、決定の決裁が終了後速やかに請求者と事前に連絡をとり、都合のよい日時を指定するように務めるものとする。この場合において、情報公開担当とあらかじめその日程等を調整するものとする。
(4) 決定通知書「公開の場所」欄は、原則として総務課において行うものとする。ただし、事務に支障がある場合等は所管課と情報公開担当とで協議の上、別の場所を指定することができる。
(5) 決定通知書「公開しない部分」及び「一部を公開しない理由」又は「公開しない理由」欄は、非公開とする理由をできるだけ具体的に記入するものとし、複数の非公開事項に該当する場合は、該当する号ごとにその理由を記載するものとする。
(6) 決定通知書「公開することができる時期」欄は、一定の期間の経過により非公開とする理由がなくなることが明らかであり、かつ、その期間がおおむね1年以内に到来することが確実であるときは、その公開できる時期を記入する。
(7) 所管課は、公開又は非公開の決定をしたときは、決定通知書を作成の上、速やかに請求者に送付するとともに、その写しを情報公開担当に送付するものとする。
(公開の方法)
第10条 公文書の公開を行う場合にあっては、次の各号により行うものとする。
(1) 閲覧の場合であって、文書及び図面についてはこれらの原本、写真についてはプリントしたものを供することにより行うものとする。ただし、原本を公開することができないときは、当該公文書を複写したものを閲覧に供する。
(2) 視聴の場合であって、フイルム、録音テープ及びビデオテープについてはそれぞれ映写機、再生機器等により行うものとする。
(3) 写しの交付の場合であって、写しの作成は複写機により行うものとし、当該写しの余白に次の事項を記載するものとする。
「この写しは、士別市情報公開条例に基づき交付したものである。
○年○月○日 士別市長 (氏名) ［印］」
(4) 部分公開であって、公開部分と非公開部分とが同一ページに記載されているときは複写した当該公文書の非公開部分をマジック等で消し、これを再複写するものとする。
(5) 公文書の写しの作成に要する費用は、当該写しを交付する際に納付させるものとする。この場合において、費用の徴収に係る事務は、原則として情報公開担当において行うものとする。
(審査請求の受付事務)
第11条 公文書の公開に係る審査請求の受付は、情報公開担当において行うものとし、次に掲げる事務を行うものとする。
2 行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)に基づく審査請求は、同法第19条の規定により書面で提出しなければならない。口頭での審査請求があった場合は、書面により行うよう指導するものとする。
3 処分についての審査請求書には次の事項が記載され、かつ、押印があることを確認するものとし、審査請求人が法人その他の団体であるときは次の各号列記のほか、その代表者等の住所及び氏名を記載し、代表者、管理人、総代、代理人等があるときは、それらの資格証明書の添付を必要とする。
(1) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(2) 審査請求に係る処分内容
(3) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求の年月日
(7) 審査請求期間(条例上の処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)内の審査請求であること。
4 不作為についての審査請求書には次の事項が記載され、かつ、押印があることを確認するものとし、審査請求人が法人その他の団体であるときは次の各号列記のほか、その代表者等の住所及び氏名を記載し、代表者、管理人、総代、代理人等があるときは、それらの資格証明書の添付を必要とする。
(2) 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
5 審査請求書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合には、審査請求人に対して相当な期間を定めて、その補正を命ずるものとする。
6 審査請求が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該請求について却下の決定を行うことができる。
(1) 審査請求が不適切であり、かつ、補正不能である場合
(2) 補正命令に応じなかった場合
(3) 補正命令に定める期間を経過した場合
(審査請求書の受理・決定等)
第12条 審査請求書を受理した所管課は、当該審査請求に係る当初の決定について再検討を行うものとし、当初の決定を取り消して公開請求に応じる決定を行うときは、速やかに公開の手続を行うものとする。
2 再検討した後、公開請求に応じない決定を行うときは、速やかに審査会へ公文書公開審査請求に関する諮問書(施行規則様式第9号)により、諮問手続を行うものとする。
3 審査会に諮問した審査請求について答申を受けたときは、その答申を最大限尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決について起案し、総務課に合議するものとする。
4 審査請求に対する裁決を行った場合は、速やかに公文書公開審査請求裁決通知書(施行規則様式第10号)により、審査請求人に送付するとともにその写しを情報公開担当に送付するものとする。
附則
この要綱は、平成17年9月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日訓令第1号)
この要綱は、平成28年4月1日から施行する。