○士別市職員旧姓使用取扱規程
令和6年6月1日
訓令第21号
(趣旨)
第1条 この規程は、職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職の職員で、常時勤務に服することを要する者をいう。以下同じ。)が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(旧姓使用の範囲)
第2条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、概ね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
(旧姓使用の申請及び承認)
第3条 職員は、旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、あらかじめ任命権者の承認を受けなければならない。
(他の任命権者の承認を受けた職員の取扱い)
第4条 任命権者から旧姓使用の承認を受けた後、人事異動により任命権者が異なることとなった場合は、前条の規定による旧姓使用の申請及び承認について、異動先においても旧姓使用を承認したものとみなし、引き続き旧姓を使用することができるものとする。
(承認の取消し)
第6条 任命権者は、職員の旧姓使用によって職務の遂行上支障が生じていると認めるときは、当該職員に係る旧姓使用の承認を取り消すことができる。
(職員の責務)
第7条 旧姓使用職員は、旧姓の使用にあたり、市民や他の職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
2 旧姓使用職員は、旧姓を使用できる文書等には、原則として、統一して旧姓を使用しなければならない。
3 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(他団体等への派遣職員の適用除外)
第8条 他の地方公共団体や公益的法人等へ派遣された職員については、派遣先団体の取扱いによるものとする。
(委任)
第9条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、任命権者が別に定める。
附則
この規程は、令和6年6月1日から施行する。
別表第1(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等
基準 | 例 |
1 専ら組織内部で使用され、職員の同一性の確認が容易にできるもの | 事務引継書、回覧、起案文書、決裁に係る押印、業務日誌、異動内示、行政組織図、事務分担表、公用車や公共施設の使用申込 |
2 職員の権利・義務に関する文書等のうち、職員の同一性の確認が容易にできるもの | 休暇の申請、復命書、育児休業承認請求書、週休日の振替及び休日の代休指定簿、職務専念義務免除願 |
3 対外的なものであるが、氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | 名札、名刺、電子メールアドレス、公権力の行使に該当しない対外的に発する文書等で単に担当者の氏名及び連絡先等を明示するもの |
別表第2(第2条関係)
旧姓を使用することができない文書等
基準 | 例 |
1 職員の身分関係に係るもの | 辞令書、退職願、休職関係文書、身分証明書、徴税吏員証、現金分任出納員証等 |
2 職員の権利・義務に係るもの等で、特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの | 給与明細書、源泉微収票、諸手当届(認定申請書)、共済組合に係る文書、職員福利厚生会の金品申請に係る文書、公務災害に係る文書、受講証が発行される研修に係る文書、各種健康診断関係文書、職員表彰規則に基づく表彰に係る文書、会計規則に定める会計事務帳票等、出張命令書 |
3 公権力の行使に係るもの | 許認可、立入検査、徴税等法令に基づく行政処分に係る文書、その他職員の身分に基づく行政行為に係る文書 |
