○士別市個人情報保護事務取扱要綱
平成17年9月1日
訓令第18号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 個人情報の取扱いに関する事務(第3条―第5条)
第3章 個人情報の開示事務(第6条―第15条)
第4章 個人情報の訂正事務(第16条―第28条)
第5章 個人情報の削除事務(第29条―第40条)
第6章 個人情報の目的外利用及び外部提供の中止事務(第41条―第51条)
第7章 苦情処理及び審査請求に関する事務(第52条―第59条)
第8章 雑則(第60条・第61条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 士別市個人情報保護条例(平成17年士別市条例第25号。以下「条例」という。)に定める個人情報の保護についての事務処理は、別に定めるもののほか、この要綱の定めるところにより行うものとする。
(分掌事務)
第2条 総務課行政担当(以下「個人情報保護担当」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報の総合窓口としての事務
ア 個人情報の保護についての案内、相談等に関すること。
イ 個人情報の開示、訂正、削除並びに目的外利用及び外部提供の中止(以下「開示等」という。)に係る公文書を主管する課等(市長部局を除く実施機関を含む。以下「主管課」という。)との連絡調整に関すること。
ウ 開示等請求の受付に関すること。
エ 個人情報を特定するための情報の提供に関すること。
オ 個人情報の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。
カ 開示等請求に対する決定に係る審査請求の受付に関すること。
キ 審査請求書の補正命令に関すること。
ク 条例の施行状況の公表に関すること。
(2) 個人情報目録の閲覧及び整備に関すること。
(3) 士別市個人情報保護・情報公開審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(4) その他個人情報保護に関すること。
2 主管課で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 開示等請求書の受理に関すること。
(2) 開示等請求に伴う主管課職員の立会いに関すること。
(3) 開示等請求に係る個人情報の特定に関すること。
(4) 開示等請求に対する決定等、当該決定通知書等の作成及び送付、個人情報保護担当への当該決定通知書等の写しの送付に関すること。
(5) 個人情報の閲覧及び視聴取に関すること。
(6) 個人情報の開示等の実施に関すること。
(7) 審査請求の審査会への諮問に関すること。
(8) 審査請求に係る経過説明書の作成に関すること。
(9) 開示請求に対する諾否の決定理由説明書の作成に関すること。
(10) 審査請求に対する裁決、当該裁決書の作成及び送付、個人情報保護担当への当該裁決書の写しの送付に関すること。
(11) 登記簿の作成等に関すること。
(12) 個人情報の取扱いに関する審査会への諮問に関すること。
第2章 個人情報の取扱いに関する事務
(個人情報の収集等の届出に係る事務)
第3条 条例第8条に定める個人情報収集に係る届出は、個人情報を取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務(電子計算機による情報処理を含む。)をひとつの単位とする。
2 届出を要する事務は、次に掲げるとおりとする。
(1) 個人情報が記録されている名簿、台帳、一覧表、リストその他これらに類する公文書(必ずしも個人の氏名、識別番号等を中心として作成されたものに限らず、文書のいずれかの欄に定型的に個人情報が記録されているもので、当該個人情報により検索が可能なものを含む。)
(2) カルテ、相談カード等個人の識別項目等によって検索できるように一定の書式に個人情報が記録されている公文書
(3) 個人情報が記録されている申請書、届出書その他これに類する公文書(当該申請書、届出書等の添付書類の中に記載されている申請者以外の個人情報については、該当しない。)
(4) 個人を検索することを前提に、何らかの工夫を加えて事実上検索可能となっている公文書(個人別のインデックス等により、検索可能となっているもの)
(5) 電子計算機処理に係る個人情報が記録されているファイル(いわゆるパーソナルコンピュータに係るファイルを含む。)
3 次のような個人情報を取り扱う業務については、届出を必要としない。
(1) 刊行物(市販されている書籍等で、不特定多数の者が取得可能なものの中に記載されている個人情報の名簿、リスト等)
(2) 本市の職員又は職員であった者に関する情報であって、専らその担当する職務の遂行に関するもの
(3) 個人が営む事業に関して記録された情報に含まれる当該個人に関する情報に係るもの
(収集目的の明示の方法)
第4条 条例第9条第1項に定める収集目的等の明示の方法は、文書、告示、広報、申請書等への付記又は口頭によるものとし、当該事務の性質及び収集する個人情報の内容から判断して行うものとする。
(収集、目的外利用、外部提供及び電子計算機結合の例外に係る事務)
第5条 条例第9条第1項第2号及び条例第10条第1項第2号に定める本人からの同意は、次に掲げるところにより同意を得るものとする。
(1) 本人が署名、記名押印等をした同意書又は申請その他の書面において、本人の意思を確認できるもの
(2) 受付窓口又は電話で、口頭により本人が同意したことを確認できるもの
2 条例第9条第1項第8号、条例第10条第1項第6号及び条例第12条第1項第2号に定める収集、目的外利用、外部提供及び電子計算機結合の例外に係る審査会への諮問については、事前に総務課長に協議するものとする。
3 主管課長は、前項の協議が終了した後、次に掲げる資料を添付し、審査会に諮るものとする。
(1) 当該個人情報の取扱い及びその理由について説明した資料
(2) 外部提供及び電子計算機の結合のため、実施機関又は結合の相手方が講ずる個人情報の保護措置について内容を説明した資料
(3) その他主管課長が必要と認める資料
第3章 個人情報の開示事務
(開示請求に係る案内及び相談)
第6条 個人情報の開示請求に関する案内及び相談は、原則として個人情報保護担当で行うものとし、開示請求をしようとする者(以下「開示請求者」という。)が求める個人情報の内容を具体的に聴取するものとする。
2 開示請求者が主管課に直接来た場合には、開示請求を求める個人情報の内容を具体的に聴取し、主管課で対応が可能なときは、これによって対応するものとし、条例により対応すべきものであるときは、個人情報保護担当に案内するものとする。
3 開示請求者が求める個人情報が条例第30条に該当する場合には、条例の適用を受けない旨を説明し、当該個人情報の閲覧等を行う窓口を案内するものとする。
(開示請求の受付)
第7条 開示請求は、開示請求者が個人情報保護担当に来庁することを原則とするが、重病、身体障がい等のやむを得ない理由により来庁することができない場合等は、郵送等による請求を認めるものとする。
2 開示請求の受付は、開示請求書が総務課に提出されたとき、又は総務課に送達されたとき(休日等にあっては、警備員室に到達したとき。)をもって、条例第21条第1項に定める「請求があった日」とし、当該日の受付印を押印して行うものとする。
3 開示請求は、実施機関ごとに、1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。
(開示請求の要件審査)
第8条 個人情報保護担当は、開示請求者から開示請求を受けたときは、士別市行政手続条例(平成17年士別市条例第23号)第7条に定める当該請求書の要件審査を行うものとする。この場合において、当該担当職員は、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。
(1) あて先名(実施機関名) 開示請求を行う個人情報を保有する実施機関と開示請求書のあて先が同一であること。
(2) 開示請求者の住所、氏名及び電話番号 諾否の決定に係る決定通知書等の送付先の特定及び開示請求者との連絡調整のため正確に記載されていること。
(3) 請求の区分 開示に該当する□にレ印が付けられていること。
(4) 開示請求の内容
ア 開示等を求める個人情報の内容が具体的に記載されていること。
イ 開示等を求める個人情報が条例第2条に定める個人情報に該当すること。
ウ 条例第30条の規定により、条例の適用を除外されている個人情報に該当しないこと。
(5) 開示の方法の区分 該当する□にレ印が付けられていること。
(6) 本人の確認 本人の確認は、士別市個人情報保護条例施行規則(平成17年士別市規則第19号。以下「規則」という。)第5条第2項に定めるところにより、次に掲げる書類のいずれかの提示を求めて行う。ただし、これらにより難いとき、又は不明な点があるときは、本人であれば当然了知しているべき事項について質問する等の適切な方法を併用して、本人確認を確実に行うものとする。
ア 運転免許証、旅券又は在留カード若しくは特別永住者証明書
イ 官公署が発行した身分証明書(写真を貼付したものに限る。)
ウ 各種健康保険証
エ 公的年金の手帳又は証明書
オ その他本人であることを確認し得る書類
ア 未成年者の法定代理人
(ア) 戸籍謄本又は抄本
(イ) その他法定代理人であることを確認し得る書類
イ 成年被後見人の法定代理人
(ア) 戸籍謄本又は抄本
(イ) 家庭裁判所の証明書
(ウ) その他法定代理人であることを確認し得る書類
(8) 法定代理人による開示請求の場合における本人の意思確認 法定代理人による開示請求の場合において、請求の内容によっては、本人の承諾なしに当該個人の情報を開示することにより、本人のプライバシーを侵害することも考えられるため、次に掲げる方法により本人の意思確認の要否を判断するものとする。
ア 本人が意思能力を有するか否かの判断
(ア) 本人が未成年である場合 当該未成年者の年齢が12歳以上の場合については、意思能力を有すると判断するものとする。
(イ) 本人が成年被後見人である場合 当該本人に確認し、意思能力の有無を判断するものとする。
イ 本人の意思確認の方法
(ア) 本人が未成年である場合 原則として、直接本人と面談又は電話により確認する。ただし、当該本人が就学児童又は生徒である場合には、必要に応じて、当該本人の学級担任を介して意思確認を行う等の適切な措置を行うものとする。
(イ) 本人が成年被後見人である場合 原則として、直接本人と面談又は電話により確認する。
(9) 本人確認及び代理関係の確認のために提示された書類については、当該書類を提示した者の同意を得て、写しを作成し、開示請求書に添付するものとする。ただし、同意が得られない場合については、開示請求書の備考欄に、当該書類に記載されている証番号、発行者名等を記載するものとする。
(開示請求書の補正)
第9条 個人情報保護担当は、前条の確認において、開示請求書に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、当該開示請求者に対して、当該箇所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。
2 開示請求書が郵送等の方法により提出された場合においては、当該開示請求者の承諾を得て当該請求書の訂正又は補筆を行うものとする。
(開示する個人情報の特定等)
第10条 個人情報の特定は、原則として総務課において、個人情報保護担当の立会いのもと、主管課の職員が行うものとする。
2 開示請求のあった個人情報が、複数の部課に関係すると判断される場合においては、総務課長は、当該請求のあった個人情報の内容により、主管課を判断するものとする。
3 主管課の職員は、開示請求のあった情報について、個人情報保護担当の立会いのもと開示請求者から請求内容を確認し、総務課に備え置く個人情報目録等を用いて、個人情報の特定を行うものとする。
(開示請求の受付に係る説明等)
第11条 個人情報保護担当は、開示請求の受付後は、開示請求者に対し当該請求書の写しを交付するとともに、次に掲げる受付後の手続事項等を記載した説明書を交付して必要な説明を行うものとする。ただし、郵送等の方法による開示請求の場合は、郵送により、当該開示請求書の写しと併せて当該説明書を交付するものとする。
(1) 開示請求書の要件審査により、当該開示請求が却下される場合があること。
(2) 開示請求があった日から起算して14日以内に諾否の決定をし、その後書面により通知すること。この場合において、当該決定には、開示、部分開示及び非開示の3種類があること。
(3) 開示請求に対する決定までの手続に期間を要する場合やその他やむを得ない理由があるときは、当初の決定期間が満了する日の翌日から起算して30日まで当該決定期間の延長をする場合があること。
(4) 開示決定(部分開示を含む。)をした場合における開示の日時及び場所は、決定通知の書面において示すこと。
(5) 開示請求者が開示の方法として「写しの交付」を希望する場合は、個人情報の写しの作成に要する実費(現金に限る。)の負担が必要であること。この場合において郵送により「写しの交付」を希望する場合は、郵便料金分の切手も併せて事前に納付する必要があること。
(6) 決定に不服があるときは、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求又は行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)に基づく訴訟を行うことができること。
2 個人情報保護担当は、開示請求書の受付後は、当該請求書の写しを保管するとともに、直ちに当該請求書原本を主管課等に送付するものとする。
(開示の諾否の決定の検討)
第12条 諾否の決定に関して、当該決定に係る一連の事務を経ている場合においては、請求後直ちに個人情報を開示することができる。ただし、当該請求のあった個人情報が非開示又は部分開示となる場合には、その理由、部分開示の範囲の確定等に慎重な検討を行うため、諾否の決定期間を有効かつ合理的に運用するものとする。
2 主管課長は、諾否の決定の検討に当たっては、総務課及び当該情報に関係する課等と協議するものとする。
3 主管課長は、非開示及び部分開示の決定を行うに当たっては、慎重な検討を行い、当該決定の理由を明確にしておかなければならない。
4 主管課長は、開示請求があった個人情報を保有していない場合は、個人情報不保有通知書(規則様式第11号)により、速やかに開示請求者に通知しなければならない。
(開示の諾否の決定期間延長)
第13条 主管課長は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に諾否の決定ができないと判断したときは、次に定めるところにより、速やかに決定期間の延長を行う。
(1) 決定期間は、30日間の延長をすることができるが、この期間は、必要最小限の期間とする。
(2) 決定期間の延長の決定は、主管課長の専決とし、総務課長の合議を必要とする。この場合において、当該起案文書には、延長する理由を記載するとともに、次に掲げる書類を添付するものとする。
ア 開示請求書
イ その他主管課長が必要と認める書類
2 主管課長は、決定期間の延長を決定したときは、自己情報開示等決定期間延長通知書(規則様式第10号)により速やかに開示請求者に通知し、その写しを総務課に送付するものとする。
3 主管課長は、自己情報開示等決定期間延長通知書の作成に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 「当初の決定期限」欄 開示請求があった日の翌日から起算して14日目の日付を記載すること。
(2) 「延長後の決定期限」欄 当初の決定期限の翌日から起算して30日目の日付を記載すること。
(3) 「延長の理由」欄 延長する理由を具体的に記載すること。
(4) 「担当課」欄 決定期間の延長の決定の事務を行った主管課名及び担当名を記載し、電話番号は内線まで記載すること。
(開示の諾否の決定等)
第14条 開示請求に対する諾否の決定は、原則として主管課長の専決とし、総務課長の合議を必要とする。ただし、請求の内容が重要又は異例の場合等、主管課長が上司の判断を必要とすると認めるときは、上司の指示を受けるものとする。
2 前項に定める起案文書には、諾否の決定の区分(開示、部分開示又は非開示)及び決定の理由を記載するとともに、次に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 開示請求書
(2) 開示請求に係る個人情報の写し
(3) 諾否の決定期間の延長に係る起案文書
(4) その他主管課長が必要と認める書類
4 主管課長は、決定通知書の作成に当たっては、次の区分に応じて、それぞれ掲げる事項に留意するものとする。
(1) 自己情報開示決定通知書
ア 「開示する自己情報の内容」欄 開示する個人情報の内容を具体的に記載すること。
イ 「開示方法」欄 該当する□にレ印を記載すること。
ウ 「開示日時」欄 開示の日時は、通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日後の通常の執務時間内の日時を指定すること。この場合、開示請求者と事前に連絡をとり、両者の都合のよい日時を指定するよう努めること。
エ 「開示場所」欄 個人情報の開示場所は、原則として主管課とするが、開示請求者の利便等を考慮して決定すること。なお、開示請求者が郵送による個人情報の写しの交付のみを希望する場合は、記載しないこと。
オ 「担当課」欄 開示決定の事務を行った主管課名及び担当名を記載し、電話番号は内線まで記載すること。
(2) 自己情報部分開示決定通知書
ア 「開示できない自己情報の内容」欄 開示できない個人情報を具体的に記載すること。
イ 「開示できない理由」欄 条例第15条に掲げる非開示情報に該当する項及び号名を記載するとともに、非開示とする理由を具体的に記載すること。この場合において、非開示情報が複数該当する場合は、各号ごとにその理由を記載し、この欄に記載できないときは、別紙によることも差し支えないこと。
ウ 「上記理由がなくなる時期」欄 非開示理由が消滅するか否かについて、該当する□にレ印を記載する。この場合において、非開示理由が消滅する期日をあらかじめ明らかにできる場合(おおむね1年以内)は、その期日を記載し、その期日が明らかでない場合は、「期日未定」と記載すること。
(3) 自己情報非開示決定通知書 自己情報部分開示決定通知書の例によること。
5 主管課長は、自己情報開示決定通知書及び自己情報部分開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)と併せて、次に掲げる事項を記載した開示の実施の説明書を開示請求者に送付するものとする。
(1) 個人情報の閲覧等に当たっては、当該個人情報を改ざん、汚損又は破損してはならないこと。この場合において、これに違反したとき、又は違反するおそれがあると認められるときは、その閲覧を中止させ、又は禁止する場合があること。
(2) 個人情報の写しの交付の場合において、当該個人情報の写しの作成に要する費用は、開示請求者の負担となること。
(3) 請求時は、閲覧のみの請求であっても、写しの交付を希望する場合は、著作権法等により複写等が禁じられている個人情報を除き、その求めに応じられること。
(個人情報の開示の実施等)
第15条 請求に係る個人情報の開示は、開示決定通知書により指定した日時及び場所(原則として主管課)において行う。この場合において、開示請求者が指定の日時に都合が悪い場合は、開示請求者と連絡をとり、口頭で別の日時を指定するものとする。この場合、開示決定通知書に変更した事項を記載するものとし、改めて開示決定通知書の送付は要しないものとする。
2 個人情報保護担当は、開示の実施に当たっては、開示に立ち会うものとする。
3 主管課担当職員は、主管課に開示請求者が来庁したときは、開示請求者に対し、開示決定通知書の提示を求め開示請求者であるかを確認しなければならない。この場合、受付時において本人の確認を行った書類(代理人であるときは、本人との委任関係の確認及び代理人本人の確認を行った書類)の再提示を求め、その本人性及び代理関係を確認しなければならない。
4 主管課担当職員は、個人情報の開示に際し、開示請求に係る個人情報と開示請求書及び開示決定書に記載された個人情報が一致することを開示請求者に確認するものとする。
(1) 公文書に記録されている個人情報の閲覧等 公文書に記録されている個人情報の閲覧等は、原則として原本により行うものとする。ただし、次の場合においては、条例第22条第5項の規定により、主管課であらかじめ原本を複写又は複製したものにより行うものとする。
ア 開示することにより、次に掲げる理由により当該公文書が汚損され、又は破損されるおそれがあると認められるとき。
(ア) 同一の公文書に対する開示請求が常時であるとき。
(イ) 公文書の形態又は形状から判断されるとき。
イ 常用の台帳等を閲覧に供した場合において、日常の業務の執行に支障が生ずるとき。
ウ 部分開示を行う場合で、開示しない部分を除いて開示することが原本により難いとき。
エ マイクロフィルム及び電磁的に記録された情報を開示するとき。
(2) 部分開示の場合の閲覧 部分開示は、次に掲げる区分に応じた方法により行うものとする。
ア 開示部分と非開示部分とがページ単位で分離している場合
(ア) 取り外しのできるものは、非開示部分が記載されたページを取り外して行うものとする。
(イ) 取り外しのできないものは、開示できるページのみを複写機で複写したもので行うものとする。
イ 開示部分と非開示部分が同一ページに記載されている場合
(ア) 当該公文書全部を複写機で複写し、非開示部分をマジック等で黒く塗りつぶし、当該写しを再度複写したもので行うものとする。
(イ) 非開示部分を遮へい物で覆って、複写機で複写したもので行うものとする。
(3) 個人情報の写しの交付 個人情報の写しの交付は、原則として主管課の職員があらかじめ複写機により当該写しを作成し、開示請求者に直接交付し、又は郵送により交付する。ただし、必要とする個人情報が事前に特定できない場合は、開示の当日当該写しを作成し、交付する。
(4) 主管課長は、個人情報の写しの作成に当たっては、次の事項に留意するものとする。
ア 開示請求者と個人情報の写しを作成する箇所について十分確認すること。
イ 郵送等による開示請求の場合は、あらかじめ開示請求者に対し電話等で連絡をとり、それでも必要とする個人情報の箇所が特定できないときは、開示請求者に対し来庁を求めるなど適切な対応をとること。
ウ 個人情報の写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とすること。
6 個人情報の写しの作成及び郵送に要する費用の徴収は、次により行うものとする。
(1) 個人情報の写しの作成に要する費用の額は、規則第9条に定めるところによるものとする。
(2) 個人情報の写しの作成に要する費用は、現金によるものとし、個人情報の写しの送付に要する費用は、郵便料金分の切手とする。
(3) 個人情報の写しの作成に要する費用には、部分開示を行うための複製を作成するために要する費用及び電磁的記録の印刷に要する費用は、含まないものとする。
(4) 当該費用は、原則として、個人情報の写しを交付する前に徴収し、当該写しを交付後に領収書を交付するものとする。
(5) 個人情報の写しの交付を郵送により希望している場合は、あらかじめ開示請求者に対し当該写しの交付に要する費用について電話等により通知し、当該費用を前納させるものとする。この場合、当該写しの送付と併せ、領収書を開示請求者に送付するものとする。
(6) 個人情報の写しの作成に要する費用は、総務課において取り扱うものとする。
第4章 個人情報の訂正事務
(訂正請求に係る案内及び相談)
第16条 個人情報の訂正請求に関する案内及び相談は、原則として、個人情報保護担当で行うものとし、訂正請求をしようとする者(以下「訂正請求者」という。)が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。
(開示等の確認)
第17条 訂正請求をする場合は、訂正請求に係る個人情報について、条例又はほかの法令の規定により当該個人情報の開示を受けている必要があることから、訂正請求者に対し、開示決定通知書の提示を求める等の方法により、事前に開示を受けていることを確認するものとする。この場合において、訂正請求者が開示を受けていない場合は、開示請求又は他法令の規定に基づく閲覧等の手続を訂正請求をする前に行う必要がある旨を説明するものとする。
(訂正請求の受付)
第18条 訂正請求の受付は、第7条の規定に準じて行うものとする。
(訂正請求の要件審査)
第19条 訂正請求の要件審査は、第8条の規定に準じて行うものとする。
(訂正請求に係る個人情報が誤りであることを証明する資料等の確認)
第20条 訂正請求を求める場合の請求に係る個人情報が誤りであることの確認は、訂正請求者に、訂正を求める個人情報の内容が誤りであることを証明する資料又は書類の提出又は提示をもとめ、これらを確認するとともに、その写しを訂正請求書に添付するものとする。
(訂正請求に係る個人情報の内容の確認等)
第21条 訂正請求に係る個人情報の内容の確認に当たっては、主管課担当職員の立会い等を求め、次に掲げる事項に該当する個人情報が訂正請求の対象となることを説明するものとする。
(1) 客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する情報
(2) 当該主管課に訂正権限がある情報
(訂正請求書の補正)
第22条 訂正請求書の補正は、第9条の規定に準じて行うものとする。
(訂正請求の受付に係る説明等)
第23条 個人情報保護担当は、訂正請求書の受付後は、訂正請求者に対し当該請求書の写しを交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
(1) 訂正請求書の要件審査により、当該訂正請求が却下される場合があること。
(2) 訂正請求があった日から起算して14日以内に訂正の可否の決定をし、その後書面により通知すること。この場合において、当該決定には、訂正、不訂正の2種類があること。
(3) やむを得ない理由があるときは、当初の決定期間が満了する日の翌日から起算して30日まで当該決定期間の延長をする場合があること。
(4) 決定に不服がある場合は、行政不服審査法に基づく審査請求又は行政事件訴訟法に基づく訴訟を行うことができること。
2 個人情報保護担当は、訂正請求書の受付後は、当該請求書の写しを保管するとともに、直ちに当該請求書原本を主管課等に送付するものとする。
(訂正請求に係る個人情報についての調査)
第24条 主管課長は、訂正請求書を受理したときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。この場合において、調査に当たっては、訂正請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう、十分配慮するものとする。
(訂正の可否の決定の検討)
第25条 主管課長は、諾否の決定の検討に当たっては、総務課及び当該情報に関係する課等と協議するものとする。
2 主管課長は、訂正の可否の決定を行うに当たっては、慎重な検討を行い、当該決定の理由を明確にしておかなければならない。
(訂正の可否の決定期間延長)
第26条 訂正の可否の決定期間の延長は、第13条の規定に準じて行うものとする。
(訂正の可否の決定等)
第27条 開示請求に対する諾否の決定は、原則として主管課長の専決とし、総務課長の合議を必要とする。ただし、請求の内容が重要又は異例の場合等、主管課長が上司の判断を必要とすると認めるときは、上司の指示を受けるものとする。
2 前項に定める起案文書には、訂正の可否の決定区分(訂正又は不訂正)及び決定の理由を記載するとともに、次に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 訂正請求書
(2) 訂正請求に係る個人情報の写し
(3) 訂正の可否の決定期間延長に係る起案文書
(4) その他主管課長が必要と認める書類
4 訂正請求のあった個人情報について、訂正するものと訂正しないものとが存在する場合は、それぞれ自己情報訂正等決定通知書及び自己情報訂正請求等却下決定通知書により通知するものとする。
5 主管課長は、決定通知書の作成に当たっては、次の区分に応じて、それぞれ掲げる事項に留意するものとする。
(1) 自己情報訂正等決定通知書
ア 「決定の区分」欄 訂正に該当する□に印を記載すること。
イ 「訂正等をする自己情報の内容」欄 訂正する個人情報について、訂正前のもの及び訂正後のもの等、具体的に記載すること。
ウ 「訂正等年月日」欄 訂正の決定に基づく訂正を実施する日付を記載すること。
エ 「担当課」欄 開示決定の事務を行った主管課名及び担当名を記載し、電話番号は内線まで記載すること。
(2) 自己情報訂正請求等却下決定通知書
ア 「請求された自己情報の内容」欄 訂正請求のあった個人情報について具体的に記載すること。
イ 「請求に応じない理由」欄 訂正をしない理由を具体的に記載すること。
(個人情報の訂正の実施等)
第28条 個人情報の訂正は、訂正の決定後速やかに行わなければならない。
2 個人情報の訂正を行った主管課は、当該個人情報を他の課等に利用させ、又は外部提供を行っている場合にあっては、当該個人情報を利用し、若しくは提供を受けているものに対し、措置通知書(規則様式第12号)をもってその訂正を通知、依頼しなければならない。
第5章 個人情報の削除事務
(削除請求に係る案内及び相談)
第29条 個人情報の訂正請求に関する案内及び相談は、原則として、個人情報保護担当で行うものとし、削除請求をしようとする者(以下「削除請求者」という。)が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、削除請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。
(開示等の確認)
第30条 削除請求に係る個人情報の開示等の確認は、第17条の規定に準じて行うものとする。
(削除請求の受付)
第31条 削除請求の受付は、第7条の規定に準じて行うものとする。
(削除請求の要件審査)
第32条 訂正請求の要件審査は、第8条の規定に準じて行うものとする。
(削除請求に係る個人情報の内容の確認等)
第33条 削除請求に係る個人情報の内容の確認に当たっては、主管課担当職員の立会い等を求め、次に掲げる事項に該当する個人情報が削除請求の対象となることを説明するものとする。
(1) 条例に違反して収集された個人情報
(2) 当該主管課に削除権限がある個人情報
(削除請求書の補正)
第34条 削除請求書の補正は、第9条の規定に準じて行うものとする。
(削除請求の受付に係る説明等)
第35条 個人情報保護担当は、削除請求書の受付後は、削除請求者に対し当該請求書の写しを交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
(1) 削除請求書の要件審査により、当該削除請求が却下される場合があること。
(2) 削除請求があった日から起算して14日以内に削除の可否の決定をし、その後書面により通知すること。この場合において、当該決定には、削除、不削除の2種類があること。
(3) やむを得ない理由があるときは、当初の決定期間が満了する日の翌日から起算して30日まで当該決定期間の延長をする場合があること。
(4) 決定に不服がある場合は、行政不服審査法に基づく審査請求又は行政事件訴訟法に基づく訴訟を行うことができること。
2 個人情報保護担当は、削除請求書の受付後は、当該請求書の写しを保管するとともに、直ちに当該請求書原本を主管課等に送付するものとする。
(削除請求に係る個人情報についての調査)
第36条 主管課長は、削除請求書を受理したときは、当該請求に係る個人情報について、収集方法の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。この場合において、調査に当たっては、削除請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう、十分配慮するものとする。
(削除の可否の決定の検討)
第37条 主管課長は、削除の可否決定の検討に当たっては、総務課及び当該情報に関係する課等と協議するものとする。
2 主管課長は、削除の可否の決定を行うに当たっては、慎重な検討を行い、当該決定の理由を明確にしておかなければならない。
(削除の可否の決定期間延長)
第38条 削除の可否の決定期間の延長は、第13条の規定に準じて行うものとする。
(削除の可否の決定等)
第39条 削除の可否の決定等は、第27条の規定に準じて行うものとする。
(個人情報の削除の実施等)
第40条 個人情報の削除は、第28条の規定に準じて行うものとする。
第6章 個人情報の目的外利用及び外部提供の中止事務
(目的外利用及び外部提供の中止請求に係る案内及び相談)
第41条 目的外利用及び外部提供(以下「目的外利用等」という。)の中止請求に関する案内及び相談は、原則として、個人情報保護担当で行うものとし、目的外利用等の中止請求をしようとする者(以下「中止請求者」という。)が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、中止請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。
(中止請求の受付)
第42条 削除請求の受付は、第7条の規定に準じて行うものとする。
(中止請求の要件審査)
第43条 訂正請求の要件審査は、第8条の規定に準じて行うものとする。
(中止請求に係る個人情報の内容の確認等)
第44条 削除請求に係る個人情報の内容の確認に当たっては、主管課担当職員の立会い等を求め、次に掲げる事項に該当する個人情報が削除請求の対象となることを説明するものとする。
(1) 条例に違反して目的外利用等がされ、又はされるおそれのある個人情報
(2) 当該主管課に目的外利用等の中止権限がある個人情報
(中止請求書の補正)
第45条 訂正請求書の補正は、第9条の規定に準じて行うものとする。
(中止請求の受付に係る説明等)
第46条 個人情報保護担当は、訂正請求書の受付後は、請求者に対し当該請求書の写しを交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
(1) 中止請求書の要件審査により、当該中止請求が却下される場合があること。
(2) 中止請求があった日から起算して14日以内に中止の可否の決定をし、その後書面により通知すること。この場合において、当該決定には、中止、中止拒否の2種類があること。
(3) やむを得ない理由があるときは、当初の決定期間が満了する日の翌日から起算して30日まで当該決定期間の延長をする場合があること。
(4) 決定に不服がある場合は、行政不服審査法に基づく審査請求又は行政事件訴訟法に基づく訴訟を行うことができること。
2 個人情報保護担当は、中止請求書の受付後は、当該請求書の写しを保管するとともに、直ちに当該請求書原本を主管課等に送付するものとする。
(中止請求に係る個人情報についての調査)
第47条 主管課長は、中止請求書を受理したときは、当該請求に係る個人情報について、目的外利用等の実態の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。この場合において、調査に当たっては、中止請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう、十分配慮するものとする。
(目的外利用等中止の可否の決定の検討)
第48条 主管課長は、目的外利用等中止の可否決定の検討に当たっては、総務課及び当該情報に関係する課等と協議するものとする。
2 主管課長は、目的外利用等中止の可否の決定を行うに当たっては、慎重な検討を行い、当該決定の理由を明確にしておかなければならない。
(目的外利用等中止の可否の決定期間延長)
第49条 目的外利用等中止の可否の決定期間の延長は、第13条の規定に準じて行うものとする。
(目的外利用等中止の可否の決定等)
第50条 中止の可否の決定等は、第27条の規定に準じて行うものとする。
(目的外利用等の中止の実施等)
第51条 目的外利用等の中止は、第28条の規定に準じて行うものとする。
第7章 苦情処理及び審査請求に関する事務
(苦情の申出)
第52条 条例第26条に定める実施機関が取り扱う個人情報に関する苦情の申出については、次により事務処理を行うものとする。
(1) 苦情の申出の受付 苦情の申出は、主管課又は総務課で受け付けるものとし、必要に応じて苦情を申し出た者から、説明資料の提出を求めるものとする。
(2) 苦情申出の処理
ア 申出を受け付けたときは、当該申出の内容についてそれぞれ主管課又は総務課に報告するものとする。
イ 主管課長は、苦情の申出者から文書による回答を求められた場合には、文書で回答し、その写しを総務課長に送付するものとする。
(審査請求の受付)
第53条 個人情報の開示、訂正、削除及び目的外利用等の中止(以下「開示等」という。)請求に対する決定又は不作為について、行政不服審査法に基づく審査請求があったときの受付は、個人情報保護担当において行うものとする。
2 個人情報保護担当は、開示等請求者から審査請求に関する相談があったときは、当該請求者の求めに応じ、審査請求に関する説明、相談等を行うものとする。
3 審査請求は、行政不服審査法第19条第1項の規定により、書面を提出して行わなければならず、審査請求を口頭ですることができる定めは、条例においては規定していないため、個人情報保護担当は、口頭による審査請求があったときは、書面の提出により審査請求を行うよう指導するものとする。この場合において、審査請求の様式は任意とする。
4 審査請求の受付は、審査請求書が総務課に提出されたとき、又は総務課に送達されたとき(休日等の場合にあっては、警備員室に到達したとき。)をもって、審査請求があったときとし、当該日の受付印を押印するものとする。
5 個人情報保護担当は、審査請求書の提出を受ける際に、次条第1号に掲げる審査請求書の記載事項に不備、不鮮明又は意味不明な箇所がある場合には、当該審査請求人に対して、当該箇所を訂正若しくは補筆するよう求め、事務処理が円滑に行われるよう努めるものとする。
(審査請求書の要件審査)
第54条 個人情報保護担当は、審査請求書の提出を受けたときは、次に掲げる区分に応じて当該申立書の要件審査を行うものとする。
(1) 記載事項の審査
ア 処分についての審査請求書
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求年月日
(ウ) 審査請求人の押印
(エ) 審査請求に係る処分の内容
(オ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(カ) 審査請求の趣旨及び理由
(キ) 処分庁の教示の有無及びその内容
イ 不作為についての審査請求書
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求年月日
(ウ) 当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日
(2) 審査請求期間及び審査請求適格の有無の審査
ア 審査請求期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)の審査請求かどうか。
イ 審査請求適格(処分により自己の権利利益を侵害され、又は必然的に侵害されるおそれ)があるかどうか。
ウ 審査請求ができる事項であるかどうか。
(審査請求書の補正命令)
第55条 総務課長は、前条の審査の結果当該審査請求が不適法な場合で、補正することができるものであるときは、原則として文書により相当の期間(おおむね1週間)を定めて審査請求人に補正を命じなければならない。この場合において、審査請求人への補正命令書の送付は、配達証明付き郵便によるものとする。ただし、不適法な審査請求であっても審査上何ら障害がないと認める場合には、補正を命ずる必要はないものとする。
2 総務課長は、補正命令書の作成に当たっては、補正を命ずる事項及びその理由等を明記するよう留意するものとする。
(審査請求人への説明等)
第56条 個人情報保護担当は、審査請求書の受付後は、当該審査請求人に対し、当該審査請求書の写しを交付するとともに、次に掲げる受付後の手続事項等を記載した説明書を交付して、必要な説明を行うものとする。この場合において、郵送等により審査請求書が送付された場合は、郵送により当該審査請求書の写しと併せて当該説明書を交付するものとする。
(1) 審査請求書に不備がある場合は、審査請求書の補正を命じられる場合があること。
(2) 審査請求書の要件審査により、審査請求が却下される場合があること。この場合においては、却下決定書が送達されること。
(3) 審査請求の適否については、却下された場合を除き、審査会に諮問されること。
(4) 審査会の審査期間は、90日以内であるが、審査の進行状況によってはこれを超える場合があること。
(5) 審査請求に対する実施機関の裁決は、120日以内であるが、審査会からの答申が90日以内になされないときは、これを超える場合があること。
(6) 実施機関の裁決は、審査会の答申を尊重して行われるものであり、裁決後は裁決書が送達されること。
(7) 審査会から審査請求人に対し、意見の聴取若しくは意見書・資料の提出又はその双方を求められる場合があること。
(8) 審査請求人は、審査会に対し口頭で意見を述べる機会、意見書又は資料の提出、審査会に提出された資料等の閲覧を求める権利があること。
(9) 審査会が行う決定に対しては、行政不服審査法に基づく審査請求ができないこと。
(10) 審査会の事務局は、総務部総務課であること。
2 個人情報保護担当は、審査請求を受け付けたときは、当該審査請求書の写しを保管するとともに、速やかに当該審査請求書原本を主管課に送付するものとする。
(審査会への諮問手続等)
第57条 主管課長は、審査請求の受付後は、実施機関の長が当該審査請求を却下した場合又は当該審査請求の請求を認容する場合を除き、速やかに当該審査請求について、文書により審査会に諮問するものとする。この場合において、当該起案文書には、次の書類等を添付し、総務課長の合議を必要とする。
(1) 審査請求諮問に係る文書
(2) 審査請求に係る経過の説明
(3) 開示等請求に対する諾否の決定理由の説明
(4) 審査請求書の写し及び当該審査請求書の添付書類の写し
(5) 開示等請求書の写し
(6) 当該請求に対する決定通知書の写し
(7) その他必要と認める書類
2 主管課長は、審査会に諮問をしたときは、速やかに当該諮問に係る起案書の写しを総務課に送付し、必要な協議を行うものとする。
(答申書の送付等)
第58条 主管課長は、審査会から答申があったときは、速やかに当該答申書の写しを総務課に送付するとともに、その原本を保管するものとする。
(審査請求に対する裁決等)
第59条 主管課長は、審査会から諮問に対する答申を受けたときは、実施機関の長の決裁により審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。この場合において、当該決裁は、総務部長の合議を必要とする。ただし、当該審査請求が市長以外の実施機関に対するものであって、かつ、当該実施機関の裁決が審査会の答申に反するものである場合は、市長の合議を必要とする。
2 主管課長は、前項に定める起案文書に裁決の理由を記載するとともに、次に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 答申書の写し
(3) その他主管課長が必要と認める書類
3 主管課長は、実施機関の長が審査請求に対する裁決をしたときは、速やかに裁決書を作成し、審査請求人に当該裁決書の謄本を送達するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。この場合において、審査請求人に対する裁決書の謄本の送付は、配達証明付き郵便によるものとする。
4 個人情報の非開示又は部分開示決定とした処分を取り消して、審査請求に係る個人情報を開示する場合及び不訂正とした処分を取り消して訂正を行う場合には、裁決書の謄本の送達と同時に、自己情報開示決定通知書又は自己情報訂正等決定通知書を当該審査請求人に送付するものとする。この場合において、開示の実施を行う場合の手続は、第15条の例によるものとする。
第8章 雑則
(条例の施行状況の公表)
第60条 総務課長は、毎年度終了後、速やかに各実施機関における条例の施行状況を取りまとめ、広報等において、各前年度の条例の施行状況を公表するものとする。
(出資法人に対する指導)
第61条 出資法人等との連絡調整を所管する課は、条例の趣旨に則し、それぞれの出資法人がその実情に応じた個人情報の保護に関する規程を作成するなどの保護措置を講ずるよう、指導するものとする。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、平成17年9月1日から施行する。
附則(平成24年7月9日訓令第7号)
この要綱は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年4月1日訓令第3号)
この要綱は、平成28年4月1日から施行する。